Die UEFA Fußball-Europameisterschaft 2024 ist ein perfektes Beispiel für eine Großveranstaltung, bei der ein Host City Operation Center (HCOC) inklusive eines Situation Rooms unerlässlich ist. Ein HCOC gibt es dabei in jeder spielausrichtenden Stadt, also in jeder Host City, mit ähnlichen Strukturen. Der Situation Room innerhalb des HCOC kann auch als Lagezentrum oder Führungszentrum bezeichnet werden. Er ist ein zentraler Raum, in dem Informationen aus unterschiedlichen Orten und Quellen zusammenlaufen, analysiert werden und zu einem Situationsbild zusammengefasst werden und damit die Grundlage für das Treffen von Entscheidungen bilden. Speziell im Situation Room werden alle sicherheitsrelevanten Aspekte der Großveranstaltung in Echtzeit überwacht und koordiniert. Dies ermöglicht eine schnelle Reaktion auf Zwischenfälle und sorgt dafür, dass Maßnahmen effizient und zielgerichtet – und vor allem auch venue-übergreifend und host-city-weit – umgesetzt werden können.

Wer befindet sich im Host City Operation Center?

Im HCOC sind die verschiedenen Venues der Host City und die diversen Organisationen, Dienste und Behörden vertreten, die an der Planung und Umsetzung insbesondere der sicherheitsrelevanten Aspekte des Multi-Venue Events beteiligt sind.

Die Aufgabe der Sicherheitskoordination bei der UEFA EURO 2024 im HCOC Berlin besteht darin, die einfließenden Informationen und Ereignisse zu bewerten und zielgerichtet weiterzuleiten. Hieraus wird ein aktuelles Situationsbild erstellt, welches allen Beteiligten zur Verfügung gestellt wird, um die eigenen Entscheidungen nach bestmöglicher Informationslage treffen zu können. Eine weitere Aufgabe besteht in der Koordination der internen aber gerade auch externen (Stör- und Krisenfall-)Kommunikation.

Zur schnellen Abstimmung und Kommunikation sind folgende Organisationen im Situation Room vertreten:

Die Rolle der Veranstalterin der Host City Berlin inklusive eines Projektmanagements und der Projektleitung.
Eine Verbindung zum Arbeitsbereich Kommunikation.
Ein Vertretender der UEFA für die Verbindung zum Tournament Operation Center (TOC) für die Gesamtorganisation.
Die Vertreter der Polizei und Bundespolizei.
Die Vertreter der Feuerwehr inklusive Rettungsdienst sowie der Verbindung zum Katastrophenschutz.
Die städtische Infrastruktur der Gesundheitsversorgung.
Die Verkehrsverwaltung.
Die diversen Verkehrsbetriebe.
Die Bundeswehr.
Der Bereich des übergreifenden Safeguardings.
Die städtische Reinigung.

Je nach Art der Veranstaltung und allgemeiner Lage können weitere Vertreter im HCOC bzw. Situation Room hinzukommen. Ein Beispiel hierfür sind Vertreter der nationalen Verbände oder Fangruppen der spielenden Mannschaften.

Im HCOC der Host City Berlin im Rahmen der UEFA EURO 2024 ist in Ergänzung und Unterstützung des Situation Rooms außerdem ein Newsroom integriert. Hier erfolgt die gesamte Kommunikation mit den Teilnehmenden und Besuchenden des Events und auch die Stör- und Krisenfallkommunikation.

Welche Funktion hat das HCOC genau?

Im HCOC als zentralem Kontrollraum der Host City Berlin bei der UEFA EURO 2024 stehen vor allem die folgenden Aufgaben im Vordergrund.

Überwachung:
Es erfolgt ein durchgehendes Monitoring der Veranstaltung durch Kameras, Sensoren und andere technische Mittel sowie durch mobile Teams vor Ort.
Analyse:
Die eingehenden Informationen werden zur Lagedarstellung und -beurteilung analysiert.
Koordination:
Zu ergreifende Maßnahmen werden zwischen den verschiedenen Akteuren abgestimmt.
Entscheidungsfindung:
Auf Grundlage der vorliegenden Daten können strategische und operative Entscheidungen gemeinsam getroffen werden.
Kommunikation:
Die Interne und externe Kommunikation zur Informationsweitergabe und zur Steuerung der Maßnahmen erfolgt ebenfalls zentral aus dem HCOC.
Krisenmanagement:
Der Situation mit allen zur Verfügung stehenden Informationen ermöglicht eine schnelle Reaktion auf unerwartete Ereignisse oder Krisensituationen.
Dokumentation:
Alle relevanten Ereignisse und Entscheidungen werden für die spätere Auswertung und für rechtliche Zwecke dokumentiert.

Das HCOC der Host City Berlin im Rahmen der UEFA EURO 2024 weist dabei einige Besonderheiten auf. Allen voran die multinationale Zusammenarbeit – Vertreter der UEFA, der bundesweiten und Berliner Sicherheitsbehörden und der internationalen Partner arbeiten eng zusammen. Zur schnellen Verbreitung von Informationen und zur Überwachung der Stimmung in der Öffentlichkeit werden soziale Medien und anderen Kommunikationskanäle in die Lageüberwachung mit einbezogen.

Was muss bei der Einrichtung eines HCOCs beachtet werden?

Die Einrichtung eines HCOCs erfordert eine sorgfältige Planung und die Berücksichtigung verschiedenster Aspekte.

Der Standort:
Das HCOC sollte zentral und leicht zugänglich sein, aber auch ausreichend geschützt vor äußeren Einflüssen. Es muss außerdem groß genug sein, um alle relevanten Teilbereiche wie den Newsroom oder den Situation Room mit unterzubringen.
Zutrittsberechtigungen:
Es müssen klare Regelungen getroffen werden, wer Zugang zum HCOC und seinen Teilbereichen bekommt.
Die technische Ausstattung:
Die Ausrüstung des HCOCs mit modernster Kommunikationstechnologie, Überwachungs- und Analysetools ist grundlegend für die Wahrnehmung seiner Funktion.
Ergonomie und Raumgestaltung:
Der Raum muss so gestaltet sein, dass alle Beteiligten effizient arbeiten können – und dies zum Teil über einen sehr langen Zeitraum. Dies umfasst ergonomische Arbeitsplätze, ausreichende Beleuchtung und eine gute Akustik. Aber auch sanitäre Einrichtungen und Möglichkeiten der Versorgung der Vertreter im Situation Room sowie Ruhemöglichkeiten sind für die Erfüllung der verantwortungsvollen Aufgaben notwendig.
Redundanzen:
Um mögliche Ausfälle kompensieren zu können, müssen alle Systeme und Kommunikationswege mehrfach abgesichert sein. Eine Redundanz ist auch für die Verantwortlichen notwendig.
Training und Vorbereitung:
Das HCOC wird bereits vor Start des eigentlichen Events in Betrieb genommen. Es dient vor dem Event auch für regelmäßige Übungen und Schulungen für das später eingesetzte Personal, um im Ernstfall schnell und richtig agieren zu können.

Insgesamt ist das Host City Operation Center ein unverzichtbares Instrument für die Gewährleistung der Sicherheit und des reibungslosen Ablaufs von Großveranstaltungen. Durch die zentrale Bündelung von Informationen und die koordinierte Reaktion auf Ereignisse wird eine hohe Effizienz und Effektivität erreicht, die maßgeblich zum Erfolg der Veranstaltung beiträgt.

Wir unterstützen Sie gern bei der Einrichtung und Besetzung eines Host City Operation Centers. Rufen Sie uns an unter 030-513008000 oder schreiben Sie uns an mail@groskopf-consulting.de. Wir freuen uns auf Sie!