Unabhängig von Größe und Art einer Veranstaltung sind die Akkreditierung von Personen und die damit verbundene Definition und Vergabe von Zugangsberechtigungen Teil des Veranstaltungskonzeptes und auch essenzieller Bestandteil der Sicherheitskonzeption. Die Konzeption der Akkreditierung und ihre Umsetzung können über den Erfolg oder auch Misserfolg einer Veranstaltung und insbesondere über ihre Sicherheit maßgeblich mitbestimmen. Wir beschreiben Ihnen heute, was der Prozess der Akkreditierung genau beinhaltet, für wen sie unverzichtbar ist und welche Gefahren sich aus einer fehlenden Akkreditierung ergeben können.

Was sind Zugangsberechtigungen?

Zugangsberechtigungen kennt jeder Veranstalter aus der Praxis in unterschiedlichen Formen. Die Zugangsberechtigung definiert, welche Personen oder Personengruppen sich in welchen Bereichen (Zonen) der Veranstaltung oder des Veranstaltungsgeländes aufhalten dürfen. Die Zugangsberechtigung liegt meist in Form eines öffentlich getragenen Ausweises vor, welcher personengebunden ist.

Beispiele für verschiedene Zugangsberechtigungen sind u.a.:

Zugangsberechtigungen für Teilnehmer einer Veranstaltung, die gegen ein Eintrittsgeld Zugang zur für Gäste zugänglichen Veranstaltungsfläche (bspw. zu einer Festivalfläche, einem Konzertsaal oder einer Zuschauertribüne) erhalten. Der „Ausweis“ ist in diesem Fall oft die Eintrittskarte oder ein personengebundenes Handgelenkbändchen.
Zugangsberechtigungen für minderjährige Teilnehmer einer Veranstaltung, an die der Ausschank alkoholischer Getränke (bspw. auf einem Konzert oder Festival) eingeschränkt werden soll. Der „Ausweis“ kann hier ein personengebundenes Handgelenkbändchen oder eine andere Markierung sein, die minderjährige und volljährige Teilnehmer der Veranstaltung schnell ersichtlich voneinander unterscheidet.
Zugangsberechtigungen für Künstler, die auf einer Veranstaltung auftreten und sich in einem speziellen Bereich vorbereiten oder auch nach dem Auftritt entspannen können.
verschiedene Zugangsberechtigungen für Mitarbeiter des Veranstalters und der eingesetzten Dienstleister. Hierüber kann geregelt werden, welche Mitarbeiter zu welchen Teilbereichen (Zonen) der Veranstaltung Zutritt haben und zu welchen nicht. Bspw. kann Servicepersonal Zugang zum Gästebereich haben, um die Gäste bewirten zu können, jedoch nicht zum Backstage-Bereich für die Künstler. Ordnungsdienstmitarbeiter können bspw. Zugang zum Gäste- und Backstage-Bereich bekommen, nicht jedoch zum Produktionsbereich. Zulieferer wiederum können Zugang zum Produktionsbereich aber nicht zum Gäste- oder Backstage-Bereich erhalten.
Zugangsberechtigungen für Journalisten, die über die Veranstaltung Bericht erstatten. Sie können bspw. Zugang zum Gästebereich und zur Veranstaltungsfläche sowie zu speziellen Einrichtungen der Presse erhalten, nicht jedoch zum Produktions- und Backstage-Bereich für Künstler.

Es gibt eine Vielzahl von verschiedenen Personengruppen, die auf einer Veranstaltung präsent sind. Um zu verhindern, dass sich Personen in nicht für sie vorgesehenen Bereichen bewegen, werden entsprechende Zugangsberechtigungen definiert und ausgegeben. Voraussetzung für funktionierende Zugangsberechtigungen ist innerhalb des Sicherheitskonzeptes die Definition der Personengruppen, der Zonen und der Vergaberichtlinien der Berechtigungen in Form eines Akkreditierungskonzeptes.

Was ist Akkreditierung?

Als Akkreditierung bezeichnen wir den Prozess der Anmeldung für eine Veranstaltung und damit einhergehend die Vergabe von Berechtigungen zum Zugang oder sonstiger Befugnisse. Das Sicherheitskonzept bildet die Grundlage für eine sinnvolle und reibungslose Vergabe von Zugangsberechtigungen und ist somit die Basis der Akkreditierungskonzeption. Eine besondere Rolle spielt die Akkreditierung u.a. bei Großveranstaltungen, Sport-Events, Roten Teppichen oder Veranstaltungen mit besonderem öffentlichem Interesse. Sinnvoll ist die Akkreditierung für jede Veranstaltung, unabhängig von Art und Größe, auf der es ein berechtigtes Interesse gibt, dass verschiedene Personen und Personengruppen zu unterschiedlichen Bereichen Zugang haben oder eben auch nicht.

Grundlegender Bestandteil des Akkreditierungskonzeptes ist die Zonenplanung. Hier wird definiert, welche organisatorischen Bereiche es innerhalb der Veranstaltung gibt. Darauf folgt die Definition der organisatorisch unterschiedlichen Personengruppen, die Zugang zur Veranstaltung erhalten wollen und sollen. Aus der Verknüpfung beider Parameter entsteht nun die Idee der verschiedenen Zugangsbereiche, der Zugangsbedürfnisse der verschiedenen Personengruppen und der Zweckmäßigkeit bestimmter Zugänge. Es wird definiert, wer in welchen Bereich muss und darf und zu welchem Zweck.

Für die verschiedenen Zugangsbereiche kann es unterschiedliche (Sicherheits-)Anforderungen und Voraussetzungen an und für die zugangsberechtigten Personen geben. So kann in der Akkreditierungskonzeption bspw. definiert werden, dass Mitarbeiter und Dienstleister, die Zugang zum Catering-Bereich erhalten sollen, hierfür ein gültiges Gesundheitszeugnis vorlegen müssen. Oder dass Mitarbeiter des Ordnungsdienstes eine entsprechende Qualifikation nachweisen müssen. Ebenso spielt eine polizeiliche Überprüfung von Personen im Vorfeld einer Veranstaltung eine herausragende Rolle. Für die Umsetzung dieser Definitionen und Überlegungen werden im Akkreditierungskonzept passende Maßnahmen beschrieben.

Akkreditierung in der Praxis

Für die Umsetzung des Akkreditierungsprozesses ist es nicht nur wichtig, dass definiert ist, welche Bereiche und Personengruppen es gibt, wer Zugang zu welchem Bereich erhalten soll und welche Voraussetzungen es für die Zugangsberechtigung gibt, sondern auch, wer die Akkreditierung durchführt, über welchen Weg die Akkreditierung läuft und wie sich das Einhalten der Anforderungen überprüfen lässt.

In der Regel sind die Zugangsberechtigungen und die Voraussetzungen dafür Bestandteil der Verträge mit den Dienstleistern, bspw. beim Ordnungsdienst oder beim Caterer, Teilnehmern und Künstlern oder auch Journalisten und anderen Gruppen. Die verschiedenen Personen und Personengruppen akkreditieren sich oft auch über ein System des Veranstalters, indem sie eine Zugangsberechtigung für den gewünschten Bereich vom Veranstalter anfordern, der ihnen diese nach Überprüfung der Erfüllung der Anforderungen ausstellt. Zusätzlich können über die Akkreditierungsausweise auch besondere Befugnisse definiert werden (bspw. Weisungsbefugnis oder Fahrdienstnutzung).

Die Abfrage der Erfüllung bestimmter Anforderungen kann aus datenschutzrechtlichen Gründen sehr schwierig sein. Je nach Art und Sicherheitsstatus einer Veranstaltung und auch nach allgemeiner Gefährdungslage kann die Polizei zur Überprüfung von Personen, insbesondere solcher, die Zugang zu sensiblen Bereichen erhalten sollen, hinzugezogen werden.

Genauso wichtig wie die Akkreditierungskonzeption selbst ist auch deren exakte Umsetzung sowie die Kontrolle der Einhaltung auf der Veranstaltung selbst. Wie wichtig die Umsetzung und Kontrolle sind, zeigt sich spätestens, wenn bspw. in der Presse unerwünschte Fotos aus dem für die Presse eigentlich nicht zugänglichen Backstage-Bereich für Künstler auftauchen. Dies wäre einer von vielen möglichen Schäden, die eine fehlende Akkreditierung oder unzureichende Kontrolle der Umsetzung verursachen kann. Weit schlimmer können die Folgen sein, wenn einschlägig vorbestrafte Personen Zugang zu sensiblen Veranstaltungsbereichen erhalten. Eine gute Analyse der Erfordernisse sowie die lückenlose Konzeption der Akkreditierung im Zusammenspiel mit dem Sicherheitskonzept und den Sicherheitsbehörden ist somit ein wichtiger Baustein für die Sicherheit Ihrer Veranstaltung.

Gern beraten wir Sie zum Thema Akkreditierung und erstellen ein individuelles Akkreditierungskonzept für Sie. Rufen Sie uns hierzu an unter 030-513008000 oder schreiben Sie uns an mail@groskopf-consulting.de.