Stör- und Krisenfallmanagement bei Veranstaltungen

Veranstaltungen sollen in der Regel vor allem eines: Unterhalten und Spaß machen – Im Idealfall nicht nur den Besuchenden, sondern auch den Veranstaltenden selbst. Dabei bergen Veranstaltungen aber immer auch ein Risiko für ungeplante Ereignisse, die das Wohl der Teilnehmenden und den Ablauf der Veranstaltung gefährden können. Durch eine vorausschauende Planung und klare Verantwortlichkeiten können Veranstaltende gewährleisten, dass sie auf Notfälle angemessen vorbereitet sind und schnell reagieren können. Ein umfassendes Stör- und Krisenfallmanagement gewährleistet dabei nicht nur die Sicherheit der Teilnehmenden, sondern bewahrt auch das Vertrauen der Öffentlichkeit und trägt wesentlich zum Erfolg der Veranstaltung bei.

Mögliche Stör- und Krisenfälle

Stör- und Krisenfälle entstehen dann, wenn ungeplante Ereignisse auftreten und einen Handlungsbedarf auslösen. Diese Ereignisse können in vielfältiger Form auftreten – von plötzlichen technischen Ausfällen über unerwartete wetterbedingte Umstände bis hin zu medizinischen Notfällen. Das Wetter spielt insbesondere bei Outdoor-Veranstaltungen eine zentrale Rolle, da extreme Wetterlagen wie Gewitter oder Stürme zu handlungsbedürftigen Situationen führen. Diese Ereignisse wie auch z.B. technische Störungen an Bühnenelementen oder die Überlastung von Versorgungsstrukturen stellen dann unter Umständen Gefährdungen dar. Die dazugehörenden Risiken können im Vorfeld mit Hilfe einer professionellen Risikoanalyse analysiert und in der Regel auch durch daraus abgeleitete Maßnahmen zwar minimiert, aber nicht ausgeschlossen werden. Treten solche Stör- und Krisenfälle ein, so bedürfen sie einer Handlung und es können Gefährdungen entstehen, welche die Notwendigkeit einer Evakuierung oder den Einsatz von Rettungskräften erforderlich machen. Ein koordiniertes und gut vorbereitetes Stör- und Krisenfallmanagement kann hier dafür sorgen, dass Veranstaltende gut vorbereitet sind und im Ernstfall schnell und angemessen handeln können.

Präventive Stör- und Krisenfallplanung

Die Grundlage eines erfolgreichen Stör- und Krisenfallmanagements bildet ein detailliertes Stör- und Krisenfallkonzept, das klare Rollenverteilungen und die Verfügbarkeit wichtiger Ressourcen festlegt. Ein solches Konzept empfiehlt sich für jedes Veranstaltungsteam und sollte alle Maßnahmen umfassen, die im Krisenfall relevant sind. Eine wichtige Grundlage hierfür ist das Sicherheitskonzept, welches unter anderem eine Übersicht der Notausgänge, die Positionierung des medizinischen Personals, die genaue Verortung technischer Ressourcen aber auch z.B. eine Räumungs- und Evakuierungsplanung beinhaltet.

Ein weiteres Schlüsselelement des Stör- und Krisenfallmanagements sind Abstimmungsgremien wie der Sicherheitskreis, der Koordinierungskreis oder auch ein Krisenkreis, welche vor der Veranstaltung zusammengestellt werden. Diese Gremien setzen sich aus Mitgliedern mit unterschiedlichen Zuständigkeiten zusammen, die den gesamten Ablauf in einem Stör- oder Krisenfall überwachen und koordinieren. Klare Kompetenzverteilungen helfen, Entscheidungswege kurz zu halten und Maßnahmen umgehend umzusetzen. So kann im Stör- oder Krisenfall sichergestellt werden, dass alle notwendigen Schritte – vom Anfordern des Sanitätsdienstes bis hin zur Koordination einer Räumung – sofort eingeleitet werden können. Diese vorausschauende und präzise Vorbereitung ermöglicht eine schnelle Reaktion und trägt entscheidend dazu bei, die Veranstaltungssicherheit und damit auch den Veranstaltungserfolg zu gewährleisten.

Schnelle Informationsweitergabe und Kommunikation

Ein besonders kritischer Faktor im Stör- und Krisenfallmanagement ist die schnelle und strukturierte Informationsweitergabe. Ohne eine klare und zuverlässige Kommunikationsstruktur kann selbst ein gut organisiertes Stör- und Krisenfallkonzept nur schwer umgesetzt werden. Innerhalb der Abstimmungsgremien sollten daher spezielle Notfall-Kanäle eingerichtet werden, die eine direkte und ungehinderte Kommunikation ermöglichen. Dies kann über Funkgeräte, Notfall-Telefonnummern oder andere technische Messengersysteme oder direkte Kanäle erfolgen, die die Reaktionsgeschwindigkeit deutlich erhöhen. Eine zentrale Koordinierungsstelle fungiert dabei als primäre Anlaufstelle für alle eingehenden Notfallmeldungen, wertet diese aus und verteilt die Informationen gezielt an die relevanten Ansprechpartner.

Effiziente interne Sicherheitskommunikation bedeutet auch eine rollenbasierte Informationsweitergabe. Hierzu sollten im Stör- und Krisenfallkonzept bestimmte Ansprechpartner für die verschiedenen Bereiche definiert werden – etwa für Technik, Sicherheit oder medizinische Versorgung. Durch eine klare Rollenverteilung wird die Weiterleitung entscheidender Informationen beschleunigt und die Wahrscheinlichkeit von Missverständnissen verringert.

Auch die Notfallkommunikation, insbesondere mit den Besuchenden und/oder der Öffentlichkeit, ist in einem Krisenfall unerlässlich. Die Besuchenden müssen in Krisensituationen möglichst rasch und präzise informiert werden, um Ruhe und gezielte Reaktionen hervorzurufen. Vorab geplante und getestete Kommunikationsmittel wie Durchsagen, digitale Anzeigetafeln und Social-Media-Kanäle eignen sich dafür besonders gut. Besuchende erhalten über diese Kanäle klare Handlungsanweisungen, was ihnen die Orientierung erleichtert und die Sicherheit erhöht.

Für die externe Krisenkommunikation mit den Medien empfiehlt sich ein umfassender Krisenkommunikationsplan. Hier können standardisierte Pressemitteilungen und vorbereitete Statements hinterlegt sein, um in einem Krisenfall schnell und sachlich reagieren zu können. Der Plan umfasst auch eine Strategie für die regelmäßige Abstimmung mit relevanten Partnern und Behörden, die im Krisenfall zusätzliche Unterstützung bieten können.

Entscheidungsprozesse und Handlungssicherheit

Damit die Sicherheitsgremien in jeder Situation strukturiert handeln können, sind im Vorfeld Eskalationsstufen und Entscheidungsprozesse festzulegen. Diese Eskalationsstufen ermöglichen es, je nach Schweregrad und Art des Vorfalls unterschiedliche Maßnahmen und Entscheidungswege zu aktivieren. So erfordert ein wetterbedingter Vorfall wie ein plötzlich aufkommendes Gewitter eine andere Reaktion als ein medizinischer Notfall oder ein technischer Defekt. Jeder Eskalationsstufe sind klar definierte Schritte zugeordnet, die es den Sicherheitsgremien erleichtern, umgehend auf die jeweilige Krisensituation zu reagieren.

Ein zentraler Bestandteil des Krisenmanagements sind die Standard Operating Procedures (SOPs). SOPs sind standardisierte Vorgehensweisen, die detailliert beschreiben, wie die einzelnen Mitglieder des Krisenstabs in spezifischen Krisensituationen vorzugehen haben. Durch diese Anweisungen wird das Risiko menschlicher Fehlentscheidungen reduziert, und die Stabsmitglieder können sich auf etablierte Abläufe verlassen. SOPs schaffen dadurch eine strukturierte Basis für schnelles Handeln im Ernstfall und helfen, wertvolle Zeit zu sparen.

Um den Krisenstab auf den Ernstfall vorzubereiten, können zudem regelmäßig simulierte Notfallszenarien und Schulungen durchgeführt werden. Realistische Simulationen sorgen dafür, dass alle Beteiligten ihre Rolle und die zugehörigen Abläufe kennen. Durch diese Übungseinheiten kann das Vertrauen der Beteiligten in die eigenen Fähigkeiten gestärkt werden, was im Ernstfall die Reaktionssicherheit und Besonnenheit des gesamten Teams erhöht.

Da Krisensituationen häufig dynamisch verlaufen, ist auch die Fähigkeit zur schnellen Bewertung und Anpassung von Maßnahmen wichtig. Checklisten und flexible Entscheidungsrichtlinien ermöglichen es, Prioritäten dynamisch anzupassen und Entscheidungen je nach Lageentwicklung zu justieren. Diese Flexibilität ist besonders wichtig, da sie den Sicherheitsgremien erlaubt, auf unvorhergesehene Entwicklungen flexibel zu reagieren und die Sicherheit der Veranstaltung bestmöglich zu gewährleisten.

Fazit

Ein gelungenes Stör- und Krisenfallmanagement zeichnet sich durch eine gute Vorbereitung aus. Die Zusammenstellung und Einrichtung eines Krisenstabs, rollenbasierte Aufgabenverteilungen und Kompetenzzuweisungen, eine umfassende Risikoanalyse als Grundlage, die Definition von Kommunikationswegen und das Festlegen standardisierter Vorgehensweisen sowie nicht zuletzt die Übung des Krisenfalls sind die zentralen Elemente des Stör- und Krisenfallmanagements. Ein ganzheitlich betrachtetes und geordnetes Stör- und Krisenfallmanagements kann maßgeblich zur erfolgreichen Bewältigung von Krisensituationen beitragen und so zur Sicherheit und zum Erfolg der Veranstaltung beitragen.

Auf Wunsch unterstützen wir Sie gern bei der Entwicklung und Implementierung eines professionellen Stör- und Krisenfallmanagements – von der präventiven Planung über ein strukturiertes Krisen- und Kommunikationskonzept bis hin zur Simulation von Notfallszenarien. Rufen Sie uns an unter 030-513008000 oder schreiben Sie uns an mail@groskopf-consulting.de. Wir freuen uns auf Sie!